Cinco passos para reformular totalmente suas reuniões

Da próxima vez que estiver em uma reunião de equipe, preste atenção ao seu redor. Escute. As pessoas estão engajadas?

Provavelmente não, diz Sanjay Khosla, fellow e professor adjunto de marketing da Kellogg School e coach executivo treinado.

A maioria dos líderes não tem consciência de que pode ser prejudicial a maneira como conduzem reuniões, seja reuniões de liderança sênior presididas pelo CEO ou reuniões de negócios ou de unidades funcionais dirigidas por gerentes, diz ele. Durante essas reuniões, em vez de se concentrar no progresso, os líderes tendem a insistir em discutir o desempenho passado e analisar o que deu errado com uma ou outra iniciativa. Consequentemente, a maioria das reuniões deixa as pessoas nervosas ou faz com que percam o interesse no que está ocorrendo.

“Muitas empresas perdem muito tempo", diz Khosla. Os participantes têm que aguentar longas apresentações em PowerPoint que mostram detalhes excruciantes sobre os motivos das entregas não terem sido atendidas. Gasta-se muito tempo analisando o passado em vez de se concentrar no futuro, o que cria uma atmosfera de medo, onde o objetivo principal é muitas vezes apenas agradar o líder”.

Khosla orienta os clientes a desistir do estilo de "reunião de análise de negócios" padrão para uma abordagem orientada ao futuro. Eis cinco passos para se chegar neste objetivo.

1. Concentre-se no futuro e não no passado

As “reuniões de análise de negócios” gastam muito tempo informando os participantes sobre fatos que já aconteceram.

Khosla calcula que os líderes tendem a passar 70% das reuniões olhando os acontecimentos recentes na empresa pelo espelho retrovisor. Essa tendência pode conduzir a uma mentalidade de profetas do passado, onde os participantes tendem menos a resolver problemas ou contribuir com novas ideias porque se sentem como estivessem sob uma análise microscópica.

Para fazer com que a discussão fique mais voltada para o futuro, Khosla recomenda que os líderes mudem o foco da reunião onde apenas 30% foque no passado e os outros 70% abordem as prioridades à frente: em outras palavras, uma “Business Outlook Meeting - BOM (Reunião de Perspectiva de Negócios).

Em seguida, os líderes devem explicar a lógica por trás das mudanças para sua equipe. Afinal, o termo “mudança” é muito mais do que semântica; dá a todos os participantes uma nova maneira de trabalhar juntos. “Nessas reuniões, em vez de se levantar a frase "O que aconteceu?", a pergunta "E agora?" é mais importante", diz Khosla.

Ao visar uma divisão de 70/30 entre itens da agenda orientados para o futuro e o passado, os líderes criam mais espaço para os membros da equipe debaterem, idealizarem e colaborarem - isso tudo motiva mais do que ficar remoendo o passado.

“A grande mudança é focada no futuro, que é mais voltada à discussão e gera mais energia positiva", diz Khosla.

2. Troque os slides por atividades de preparação

Para fazer com que as reuniões de perspectivas regulares sejam eficientes, Khosla oferece uma regra rígida e rápida sobre apresentações de slides: são proibidas.

“Não precisamos delas", diz ele. “Minimizam a conversa e tendem a perder muito tempo com assuntos que poderiam ter sido lidos anteriormente. A proibição de slides envia a mensagem muito clara de que compartilhar informações é pura perda de tempo”.

Em vez disso, Khosla recomenda enviar materiais da Reunião de Perspectiva de Negócios para cada participante. Não é despejar dados para os membros da equipe analisarem, ou uma apresentação do PowerPoint disfarçada de outro material. Anteriormente à reunião, os participantes devem enviar aos seus colegas um material para pré-leitura nítida e sintetizada. Os materiais de leitura devem incluir cartões de pontuação, com métricas claras que mostrem o progresso feito em vários projetos desde a última reunião, juntamente com comentários sobre o que está dando certo e o que precisa ser ajustado. Ao compilar os materiais de pré-leitura, cada membro da equipe deve identificar e se preparar para debater áreas específicas com as quais precisa de ajuda.

As planilhas simples incluídas no pacote permanecem relativamente consistentes ao longo do tempo. Esse simples trabalho limita a quantidade de tempo gasto na preparação e pré-leitura.

“Esse trabalho antecipado deixa muito claro o que iremos alcançar e o que será considerado sucesso nesta reunião", diz Khosla.

3. Comece com o que funciona

Em seu papel de coach executivo, Khosla uma vez participou de uma reunião em que, desde o início, um líder chamou a atenção da equipe, interrogando-a sobre metas perdidas e projetos atrasados. Foi uma demonstração impressionante projetada para trazer equipe de volta nos trilhos - e, diz Khosla, foi totalmente ineficaz. Em vez de participar, a equipe ficou silenciosa; em vez de se sentirem energizados, eles se sentiram desmoralizados.

Uma vez que o foco no passado pode trazer tensão e negatividade para a reunião, Khosla recomenda que, em vez disso, deve-se iniciar as reuniões discutindo o que está dando certo. “Ao celebrar sucessos e falar sobre coisas positivas, o líder fortalece as equipes e as pessoas”, diz ele. “Isso dá à equipe uma explosão imediata de energia, pois as pessoas adoram falar sobre coisas boas”.

Ao identificar especificamente o que está dando certo e por quê, a equipe também tem a oportunidade de aplicar essas perspectivas a outras áreas da empresa (onde as coisas podem não estar indo muito bem) ao se perguntar: "Como podemos melhorar isso?"

No entanto, seguir este conselho não significa passar panos quentes nas áreas que precisam de atenção. Ao contrário, isso transforma esse tipo de problema em uma oportunidade para fazer ajustes e também incentiva os líderes a perguntar "Como podemos ajudar a melhorar a situação?"

“A tendência neste caso é voltada à ação e a perguntar: ‘E daí? O que devemos fazer?’” diz Khosla. “É feita uma análise do passado, mas em vez de ficar defendendo o que aconteceu, você aprende com os erros e as transforma em ações. O papel da liderança neste processo é ouvir, nutrir e, essencialmente, criar um ambiente seguro para que as pessoas falem o que pensam".

Khosla adverte que essa abordagem não vai reverter resultados de negócios ruins imediatamente, afinal, leva muito tempo para se mudar a cultura de uma equipe. No entanto, uma cultura mais positiva reforça o engajamento de maneiras duradouras, o que incentiva o desempenho.

"As pessoas sabem quando as coisas não estão indo bem, mas é melhor que se sintam nutridas do que com medo", diz Khosla. “É sempre mais fácil melhorar o que está já está funcionando”.

4. Ouça a "consciência" da sua reunião

Para manter todos na mesma sintonia e evitar que comecem com conversas paralelas, Khosla também recomenda que, em cada reunião, os líderes identifiquem uma pessoa como a “consciência”.

Essa pessoa terá várias responsabilidades: garantir que o material de pré-leitura seja entregue de forma clara e pontual, garantir que a reunião mantenha seu foco 70/30 no futuro e reservar tempo no final da reunião para que os líderes garantam que cada pessoa tenha entendido as expectativas e a responsabilidade de cada um. Isso, é claro, inclui os próprios líderes, que precisarão resolver gargalos ou lacunas de recursos antes que as equipes possam dar continuidade ao trabalho.

Ter uma "consciência" ajudará as equipes a evitar que as discussões sejam ofuscadas por "objetos brilhantes", diz Khosla. Por exemplo, um membro da equipe pode precisar de ajuda com um problema de marketing. Um colega pode sugerir experimentar o ChatGPT para obter ideias, que então transforma a reunião em uma discussão paralela sobre os prós e contras da IA generativa.

"Se não houver alguém no papel de "consciência", é fácil se distrair", diz Khosla.

Como um bônus adicional: O papel da "consciência" é uma ótima ferramenta de desenvolvimento para aspirantes a líderes que procuram provar seu valor ao grupo.

5. Crie um ritmo de BOM

Antes de encerrar a reunião, a tarefa final de um líder é definir a agenda da próxima reunião, que deve ser enviada aos participantes logo após a conclusão da reunião recém-encerrada. Isso ajuda as equipes a coordenar melhor seus esforços, permitindo que analisem a reunião de trás para frente para entender o que será preciso fazer antes da próxima reunião.

“Depois de estabelecer um ritmo, as pessoas aprendem exatamente quais são as prioridades da equipe”, diz ele.

Tomar conhecimento da agenda com antecedência também ajuda a gerar mais entusiasmo para a próxima reunião. Porém, mesmo que tenha criado a agenda da reunião há um mês não significa que as pautas não possam ser modificadas. Ajustar-se às mudanças nas circunstâncias não é problema se a equipe estiver se comunicando bem.

"Mantenha comunicação constante para que não haja interrupções entre as reuniões", acrescenta. “A ideia é que sempre há uma melhor maneira de se fazer as coisas. É uma jornada sem fim. Cada reunião pode ser melhor ainda”.