无论你在事业阶梯的哪一层担任主管,你都会结识他人,而且是很多人。结识的地点可能在会议上、活动中,或在社交场合。无论是哪种情境,你都需要介绍自己是谁,从事什么工作,以及别人为什么应该关注你。

就像所有优秀的生意人一样,建立人脉是你的天职。但是,你准备好了吗?

根据Kellogg学院创新与企业家学临床教授、同时也是What’s Your Story?(你的故事是什么?)一书作者Craig Wortmann的观点,把你的故事整理好,会让潜在伙伴相信你是很棒的合作对象和可靠的合作伙伴。

Wortmann根据自己20多年的销售与企业家学经验,提供有关如何通过准备好建立人脉的谈话内容,将专业场合变成一个良机的诀窍。

准备你的电影预告片

初次认识时,许多人首先问到的问题经常是:“你从事什么工作?”虽然我们多数人回答过这个问题不下千百万次,但我们却未必想过这个问题是介绍自己的大好机会。

“毫无疑问,这是你人生中最常被问到的问题。”Wortmann说。然而,许多人从没有花时间为这个基本问题想好答案。一个清楚、简洁、有说服力的回答,有助于其他人对你和你的动机产生共鸣。“为何不借此机会说些让人感兴趣的事?”

除了说出自己的职业,例如“我是会计师”,不妨再加一句简洁有力的短语。当Wortmann最近成立的公司开始运营时,他的电影预告片变成:“我经营一家名叫Sales Engine的公司。我们帮助其他公司建立并调整它们的销售引擎。”他用两句话说明了公司的名称、自己的职位,以及业务的性质。

Wortmann称之为“你的电影预告片”,是与潜在客户或投资人进行初次讨论时可以使用的便利工具。你也可以适当地调整你的预告片以应对不同的场合。如果你是一个教育顾问,你可以准备一个不想谈工作时用的社交版本和参加教育会议时建立人脉用的专业交流版本。

“重点不在于你回答的长短,而在于它所用的场合。例如,底特律公立学校的教育总监,对于某些细节就会有不同的理解度与关注度。

在合适的时间,出于合适的原因,说合适的故事

Wortmann指出所有企业领导者都应该准备好四类故事:成功故事,失败故事,趣味故事和传奇故事。他说,这些故事必须简明扼要,在合适的时机说出时,可以显示个人特质,揭示你作为领导的能力,或是展现你的气魄。

“讲故事是一门学问,先掌握故事精髓,去芜存菁后变成商业利器,然后在适当的时候呈现出来,”Wortmann说。

不过,针对特定情境选出一个最好的故事并不是信手拈来那么容易。在你和潜在客户面谈时,说说失败的故事可能要比成功的故事效果更好。“这么做能显得你很谦虚,你很好学,而且是很好的合作对象。”

而当你已经争取到客户、但还在赢得其信任的阶段时,成功故事就可以派上用场。在你开始与客户建立交情时,告诉他们你如何帮助其他客户完成同样的程序可以增强客户的信心。

其他的故事有其他的用途。Wortmann认识一位首席执行官,他总爱讲一个特别“好笑的失败”故事来强调问好问题的重要性。该执行官说,他曾经花一整个暑假的时间,通过某全球消费者包装产品公司的某位联系人,培养一个巨大、难得一见的机会。在与对方第十四次通电话时,他开始感到不耐烦。当他终于开口询问联系人,她的公司何时要签约时,她才告诉他她是实习生。

“她谢谢他让她在那个暑假学到了很多东西。原来她根本就不是潜在客户,不过是个大学生而已。然而他竟没问过她,”Wortmann说。

“做好准备”,更有效率地建立人脉

“在任何建立人脉的场合中,你可能会结识五个对你的事业有帮助的人,”Wortmann说。“你的工作是找出这些人,说出事先准备好的答案,如果他们无法帮助你实现目标,你就要另外寻找其他对象。

有效地开始或结束与他人的谈话需要练习和计划。Wortmann建议将谈话想象成四个前进档和一个后退档。

在第一档,闲话家常并且做好后退的准备。凭借赞美活动很成功,并表示自己期待结识很多人,这样简单的几句话就能为你的对话建立一个“出口”。

在第二档,交换彼此从事何种工作的信息,这是你播放个人电影预告片的完美时机。

换到第三档,你说出更多关于自己工作的信息,但注意不要对自己熟悉的话题滔滔不绝,这是一般人常犯的的毛病。切记:少即是多。

在第四档,你要更深入的挖掘,来决定你交谈的对象是否对你的事业有益,是否是能帮助你的人,或是你可以帮得上忙的人。询问他们对你主要关切的某些事物有何看法。他们的回答可能显现你如何从彼此的合作中获益。

在这些阶段中,如果你发现交谈的对象让人感到非常愉快,但与你的事业格格不入,就要换到后退档,也就是你稍早时建立的出口,巧妙地提醒对方你来这里的目的是要结识很多人,然后向他们道谢、握手,继续寻找下一个对象。

“人们对这种做法犹豫不决,因为这会让他们觉得自己很粗鲁、像在做买卖,或是不近人情,”Wortmann说。“我认为事实刚好相反。这样可以节省每一个人的时间。”

问出其不意的问题

提出人们意料之外的问题是一门高深的学问,Wortmann将它们形容为“从别人的视角来看事物”的问题。如果你有备而来,你的问题可能会让人思索、分析,并分享他们真实的感觉。

针对未来可能出现的问题和解决方案来设计问题。例如,询问某人在可能的情况下,今年要做出哪三大改变,这样的问题就可能向你展示此人有多少的远见。

“这些问题必须出于你天生的好奇心,”Wortmann说。“我应当真正关心成功的商务人士如何回答这类的问题:‘如果你的公司失败会怎样?你会有什么感觉?你会怎么告诉别人?’”

不过,在提问这些重要问题时,不妨记住几件事。首先,你需要赢得提问的权利。诸如“你希望你未来渡过怎样的人生”这样的问题,在交谈十五分钟后提出来就顺理成章,而在交谈十秒后提出就显得突兀。

另一项建议是,给高难度问题加句开场白,例如:“我来请教一个格局较大的问题…”,或是“这问题可能有点太广泛,但是…”,可以让人有心理准备。这些开场白向人预告即将提出大问题,减缓它的冲击性。

最后,要知道你提出的有些问题可能不了了之。毕竟,不是每个人都愿意接受刚认识的人尖锐提问的挑战。但是,Wortmann说,碰钉子也没关系。

“勇于冒险。这比在建立人脉的场合中当个不起眼的平庸人物要好的多。”