As quatro principais etapas para preparar uma apresentação de negócios

Para muitas carreiras, a capacidade de apresentar ideias de maneira eficaz é de vital importância. No entanto, frequentemente, a tarefa de aperfeiçoar a capacidade de se apresentar na frente dos colegas e fazer recomendações acaba ficando de lado em meio a tantas outras prioridades mais urgentes.

Mesmo assim, esta dificuldade de transmitir ideias pode fazer com que as pessoas não confiem em suas habilidades profissionais, o que pode reduzir rapidamente suas chances de progresso e sucesso a longo prazo, diz Tim Calkins, professor clínico de marketing da Kellogg School, que passou anos na função de gerente de marcas da Kraft Foods e agora atua como consultor.

“Você pode ser a pessoa mais inteligente no recinto”, diz Calkins, “mas se não conseguir fazer uma boa apresentação de negócios, ficará muito frustrado porque a liderança sênior estará mais propícia a promover a pessoa que fizer uma boa apresentação, mesmo que suas ideias não sejam tão boas”.

“Não é uma palestra tipo TED Talk", diz ele. “Não é uma fala que se faz em casamento. Uma apresentação de negócios é um algo realmente único”.

Calkins, autor do aguardado livro How to Wash a Chicken: Mastering the Business Presentation (em português, Como se lava uma galinha: proficiência em apresentações de negócio)  sugere quatro recomendações que podem ajudar você a se preparar e apresentar com confiança (para os curiosos, o título do livro refere-se à primeira apresentação feita por Calkins, quando era ainda um menino de oito anos em uma feira agrícola).

Dedique tempo para se preparar

A preparação deve começar no momento em que a palestra foi agendada, diz Calkins. E o termo preparo pode não significar exatamente o que você tem em mente.

“Muitas pessoas se preocupam com a forma como apresentam, a respiração e como se movimentam pela sala", diz Calkins. "Na verdade, é preciso dedicar todo o seu tempo antes da reunião pensando na plateia, desenvolvendo recomendações objetivas e formulando uma história clara e lógica".

Mais especificamente, Calkins enfatiza a importância de coletar informações, redigir um rascunho apresentação e dedicar bastante tempo para incorporar o feedback de pessoas interessadas.

Calkins lembra-se de uma época quando trabalhava na Kraft quando se preparava para uma apresentação importante. Ele sabia que era preciso que a empresa mudasse a sua estratégia em relação à linha de molhos barbecue. Depois de trabalhar continuamente com sua equipe semanas a fio, a equipe forneceu uma recomendação estratégica de reduzir as promoções e melhorar a qualidade do produto. Inicialmente, essas medidas causariam perda de lucros que porém, mais tarde, levariam ao crescimento. Embora fosse um pouco arriscada, a estratégia foi aprovada.

O "acabamento" do discurso que Calkins fez à liderança sênior - sua presença na frente da sala, a autoridade em sua voz - ficou quase em segundo plano.

"A apresentação foi tão clara e lógica que qualquer pessoa da equipe poderia ter apresentado", diz Calkins. “Diacho, nós poderíamos ter escalonado um estagiário para fazer a apresentação. A recomendação foi muito precisa”.

Descubra sua história

Muitas vezes Calkins fica surpreso com o número de pessoas que fazem apresentações com muita pouca noção da narrativa que desejam transmitir.

“As pessoas geralmente começam a escrever e enchem páginas antes de conhecer a história”, diz ele. “Essa é uma abordagem desastrosa porque se acaba acumulando um monte de dados, mas não chega a uma história, a um fluxo narrativo que faz sentido”.

Calkins sugere que os apresentadores analisem seu objetivo - a recomendação - para decidir sobre os principais pontos que podem ser usados para apoiar tal objetivo. Depois, para enquadrar a apresentação, basta simplesmente determinar as informações a serem incluídas no início, meio e fim.

Calkins recomenda começar com o status quo da empresa e com uma breve narrativa sobre como tudo começou. “Se a plateia não estiver a par do negócio, um pouco da história pode ser útil para fornecer uma perspectiva sobre a situação", escreve ele.

Em seguida, pode passar para os pontos principais, todos respaldados por dados. Após estipular esses pontos principais, é fundamental se perguntar como cada uma dessas afirmações se relaciona claramente com os demais pontos, e como interage com a  recomendação em si.

“O que está tentando fazer é contar uma história página por página, de um ponto a outro", diz Calkins.

Certifique-se de que seus dados apoiam sua história

Assim como é necessário haver dados para apoiar cada um dos seus pontos principais, deve haver um ponto principal para cada conjunto de dados.

Embora os dados sejam fundamentais na elaboração de argumentos fundamentados e respaldados com fatos, é preciso ser criterioso - nem sempre mais é melhor. Uma avalanche de dados pode confundir o fluxo da apresentação e frustrar a plateia ao ponto de as pessoas bloquearem a apresentação das suas mentes e começarem a checar celular.

“Estamos nadando em um mundo com uma onda enorme de informações", diz ele. “Gastamos nosso tempo pensando em análise, big data e todas essas coisas maravilhosas que podemos fazer. Mas as pessoas não conseguem entender muito bem uma simples página cheia de números”.

Em vez de usar todas as informações à sua disposição, Calkins recomenda reduzir esses dados aos elementos que fornecem o respaldo mais atraente para os pontos a serem destacados, e que permitem que se passe para a próxima parte da narrativa.

Lembre-se, também, de que nem todos os dados são igualmente confiáveis. A análise obtida de um provedor confiável terá mais peso. "Use apenas os pontos de apoio que você entende e confia", recomenda Calkins. “Você não quer que as pessoas questionem as fontes que resolver apresentar".

Mantenha a linguagem simples e confiável

Todos queremos parecer inteligentes - ou seria “eruditos"? - quando falamos. Isso sinaliza aos demais que nossas opiniões são sólidas e nossas recomendações são bem fundamentadas. No entanto, o elemento chave para conquistar o apoio das pessoas para uma ideia normalmente está na direção oposta.

“Algo que acontece quando as pessoas fazem uma apresentação é tentar usar todas essas palavras chiques porque, em tese, isso as faz parecer inteligentes”, diz ele. “Mas a verdade é bem o oposto disso".

Os estudos demonstraram que usar palavras difíceis tende a fazer com que os textos fiquem desnecessariamente complexos, ao passo que as versões mais simples são mais compreensíveis e digeríveis. Os textos mais simples também fazem com que o autor pareça mais inteligente do que os colegas mais loquazes.

“Quanto mais simplificar, quanto mais usar palavras menores, mais atrativo será o texto", diz Calkins. “E esse é o âmago de qualquer apresentação. Se parecer simples, fácil e lógico, as pessoas irão entender, aceitar e aprovar o que você tem a dizer”.