O sistema de trabalho híbrido pode ser melhorado?

Mais de quatro anos se passaram desde os isolamentos da COVID-19, e parece que, para muitos trabalhadores do conhecimento, os deslocamentos diários para o trabalho de cinco dias úteis é coisa do passado. O trabalho híbrido se tornou o novo normal em alguns setores.

“Mudamos para um novo status quo que é difícil de mudar", diz Benjamin Friedrich, professor associado de estratégia da Kellogg School, especializado em pesquisas sobre economia do trabalho e de pessoal.

As empresas que tentaram implementar um retorno completo ao trabalho presencial enfrentaram muitas reações negativas dos seus funcionários. “É preciso apresentar um caso muito forte se quiser obter um retorno completo ao trabalho presencial, pois há evidências muito fortes a favor do sistema de trabalho híbrido", diz ele.

Assim, em vez de convocar reflexivamente os funcionários de volta ao trabalho presencial por ser mais confortável para os gerentes, seria mais inteligente para muitas empresas concentrarem seus esforços na elaboração e codificação de melhores políticas de trabalho híbrido.

“Assim como o trabalho presencial, o trabalho remoto tem vantagens e desvantagens distintas que são específicas do contexto e que afetam os trabalhadores de maneira diferente”, diz Friedrich. “Um cronograma híbrido funciona bem quando captura o valor da proximidade e flexibilidade e minimiza as desvantagens do trabalho remoto.”

Ao analisar mais a fundo as evidências encontradas tanto pesquisas externas quanto dados internos sobre a eficácia com que várias partes de tarefas de trabalho podem ser feitas remotamente, os líderes podem garantir a prosperidade da empresa e dos funcionários com o uso do sistema híbrido.

Abaixo, Friedrich dá alguns conselhos sobre como as empresas podem atingir esse objetivo.

Reconhecer os benefícios do trabalho presencial

O valor do trabalho inteiramente remoto diminuiu muito desde a pandemia, diz Friedrich. A segurança não é mais a principal prioridade dos funcionários. Agora as pessoas querem se sentir mais conectadas ao trabalho e aos colegas. Consequentemente, o número total de funcionários que querem trabalhar apenas em home office é relativamente baixo.

Além disso, estudos mostram que a interação presencial promove a criatividade e a inovação e ajuda os trabalhadores a concluir as tarefas mais rapidamente. Essas são razões convincentes para trazer as pessoas de volta ao local de trabalho. “Perdem-se muitos desses benefícios se o funcionário trabalhar totalmente à distância”, diz ele.

Mais especificamente, Friedrich relata pesquisas referentes ao valor da proximidade, nas quais se descobriu que colegas de trabalho que se encontram no escritório presencialmente recebem mais feedback e têm mais oportunidades de aprender informalmente uns com os outros do que os colegas em home office.

Isso ocorre nas relações entre colegas mais e menos experientes no seu ramo, explica Friedrich. Por exemplo, se um colega novato precisar de conselhos sobre uma tarefa difícil, pode se sentir intimidado a pedir ajuda a um colega sênior/mais tarimbado com quem ele não interage muito. No entanto, se os dois se encontram informalmente – como no almoço, por exemplo – fica muito mais fácil iniciar uma conversa sobre o trabalho. Ao ser multiplicado ao longo de semanas, meses e anos, tal fato promove o aprendizado em toda a organização e pode transformar o capital social em crescimento de carreira a longo prazo para o colega júnior.

“A interação social ajuda o funcionário a progredir na carreira criando relacionamentos. Há uma desvantagem quando o funcionário passa pouco tempo interagindo pessoalmente”, diz Friedrich.

Assim, obviamente, faz sentido para muitas organizações insistir em algum tempo de trabalho presencial para muitas das funções, se não a maioria delas.

Reconhecer os benefícios da flexibilidade

Dito isso, a flexibilidade é um benefício da era da pandemia que os trabalhadores querem manter. Assim, a maioria dos trabalhadores do conhecimento agora tem a expectativa de que haja alguma forma de trabalho híbrido. O reconhecimento dessa nova realidade nas políticas da empresa pode ser fundamental para o recrutamento e retenção de talentos.

“A pandemia deu origem a uma total transformação, que deu às pessoas tempo para pensar sobre seu propósito na vida, como pensam sobre as suas prioridades e o papel que o trabalho desempenha na sua vida", diz Friedrich.

Consequentemente, atualmente alguns trabalhadores não estão mais dispostos a fazerem sacrifícios que anteriormente eram inquestionáveis: como os deslocamentos diários para o trabalho. Na verdade, alguns trabalhadores estão dispostos a aceitar salários mais baixos para ter flexibilidade. Se as empresas oferecem um modelo híbrido com oportunidades de trabalho em home office, essas empresas, em média, aumentaram o salário menos no ano passado.

“Se oferecer oportunidades híbridas, terá acesso ao banco de talentos que, de outra forma, não teria. A capacidade de fornecer essa flexibilidade trará uma vantagem na concorrência por esse talento”, diz Friedrich.

As empresas também podem descobrir que as reduções na produtividade devido ao trabalho remoto podem ser compensadas por ganhos no envolvimento dos funcionários.

“A saúde mental dos funcionários pode ser melhor, pois podem sentir que têm um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional”, diz Friedrich. "Esses fatores podem, em geral, manter os funcionários felizes e motivados, o que pode ajudar na sua retenção".

Ou, como vários estudos sobre empresas descobriram, os funcionários podem usar o tempo remoto para o trabalho focado, levando a maior produtividade. Ainda assim, outros estudos encontraram efeitos negativos, de forma que, esses ganhos não são garantidos. “Se houver um certo grau de flexibilidade", diz Friedrich, "o custo para a empresa pode valer a pena para outros ganhos de produtividade".

Ter consciência de quem se beneficia e de quem sai perdendo

Mesmo as empresas já convencidas dos benefícios dos acordos de trabalho híbrido precisam considerar os detalhes com muita cautela. Como o tempo e a quantidade de trabalho remoto afetarão os funcionários em diferentes funções, em diferentes segmentos demográficos e em diferentes níveis de suas carreiras?

As desvantagens do trabalho remoto, por exemplo, tendem a impactar menos os trabalhadores experientes em comparação com os novatos, que com ele perdem oportunidades de desenvolvimento profissional.

Além disso, permitir que os funcionários escolham a frequência com que trabalham remotamente pode contribuir para desigualdades assimétricas entre diferentes grupos de funcionários, incluindo as mulheres. Tais desigualdades precisam ser administradas.

"O trabalho remoto pode abrir oportunidades, mas também pode significar que, se compararmos funcionários e funcionárias, pode haver novos desequilíbrios se permitirmos a escolha por mais flexibilidade ou mais tempo presencial", diz Friedrich.

Por um lado, isso poderia ajudar sistematicamente os grupos historicamente em desvantagem no mercado de trabalho. Friedrich observa que, em geral, a participação das mulheres na força de trabalho cresceu além dos níveis pré-pandemia, impulsionada especialmente pelo número recorde de mulheres trabalhadoras com filhos menores de cinco anos.

No entanto, por outro lado, mulheres que optam por trabalhar mais horas remotamente podem ser vistas como menos ambiciosas e menos trabalhadoras. Talvez seus colegas podem pensar que elas estão cuidando dos filhos durante o expediente remoto. Ou elas podem ser tratadas de forma diferente de outras maneiras.

“Os preconceitos de gênero podem piorar algumas desvantagens do impacto do trabalho remoto na progressão de carreira para mulheres", adverte ele.

Recorrer aos dados internos

Embora seja útil manter essas tendências gerais em mente, a política híbrida adequada para qualquer organização precisa ser específica para as necessidades de cada uma delas. É por isso ser importante confiar em dados internos durante a tomada de decisão sobre esse tipo de acordo.

Para projetar um sistema bem-sucedido, Friedrich diz que as empresas precisarão de dois tipos de dados: sentimentos dos funcionários (por exemplo, a forma como a força de trabalho se sente sobre como o trabalho é feito atualmente, as políticas que regem o trabalho e as possíveis mudanças) e indicadores de rastreamento (formas de medir o desempenho, como produtividade ou taxas de retenção de funcionários).

“Conseguir detectar problemas nos dados ajuda a entender o que precisa ser ajustado para manter os benefícios da flexibilidade, mas também ajuda a mitigar algumas das desvantagens", diz ele. “É possível, por exemplo, ver se a colaboração é menos eficaz com pessoas que não tiveram o mesmo acesso a treinamento e mentoria por terem começado na empresa enquanto todos estavam em home office”.

Com essas informações, os líderes podem determinar o que está dando certo, o que não está e como a política híbrida atual, oficial ou não, pode ser recalibrada e codificada.

Focar na comunicação

Os dados internos também trazem outro benefício: ajudam os líderes a comunicar melhor o caso de negócios no qual suas estratégias de trabalho híbrido se baseiam. Isso é fundamental, porque mesmo a política mais cuidadosamente criada falhará se os funcionários não puderem entendê-la.

“Com o uso de dados internos, é possível se fazer um argumento convincente baseado em fatos que são verdadeiros para a empresa”, diz ele. “Dizer ‘todo mundo agora faz isso’ ou citar artigos da mídia não ajudará muito no seu caso tanto quanto saber o que funciona e o que não funciona no contexto específico que se aplica à sua situação”.

E, naturalmente, é fundamental a comunicação clara dos objetivos, políticas e cronogramas. Dito isso, uma abordagem de simplesmente decidir e informar sairá pela culatra.

"O ideal é ter uma política de comunicação aberta", diz Friedrich. “A empresa quer criar oportunidades de feedback porque quer que isso seja um ganha-ganha para todos”.

Um conselho importante: ao solicitar feedback dos funcionários, faça perguntas apenas sobre as quais esteja disposto a colocar em prática. As pessoas responderem várias vezes às mesmas perguntas de formas diferentes sobre o que desejam que seja feito e nada muda pode causar maior desengajamento.

Por fim, à medida que rastreia os dados ao longo do tempo, continue avaliando as mudanças e permaneça disposto a ajustar as políticas. A flexibilidade não se aplica somente aos funcionários, mas também para a empresa.

"O objetivo é fazer melhorias e não ficar preso a uma política ineficaz".