Conversa cruzada demais. Criatividade de menos. Como corrigir as partes mais chatas das reuniões virtuais.

Alguns anos atrás, lançamos um curso de administração sobre o uso da criatividade como ferramenta inusitada para os negócios: em vez de ouvirem uma palestra normal, os alunos fizeram um workshop sobre improvisação liderado por dois atores.

Não era só apenas se divertir, mas sim era para criar um conjunto de ferramentas que os alunos pudessem usar para encontrar inspiração nas coisas comuns e na camaradagem entre os membros da equipe e, por fim, abrir o caminho para assumir riscos e pensar de forma inovadora nas atividades de negócio.

Mencionamos isso porque, agora que a maioria dos líderes de negócios está em reuniões virtuais intermináveis, muitos sentem que falta algo: o sentimento de inspiração, o desejo de correr riscos ou inovar, a conexão entre as pessoas. Resumindo, as reuniões virtuais muitas vezes sofrem com a falta de improvisação e “colisões” naturais ou encontros de alta energia e inesperados com outras pessoas.

Isso não deve surpreender ninguém. Pesquisas sugerem que as pessoas que interagem on-line estão mais focadas na tarefa ou têm maior probabilidade de colocar a mão na massa.

Não precisa ser assim. Com um pouco de esforço, há formas de levar a espontaneidade, coesão e até mesmo a diversão às reuniões virtuais, seja para apresentações de dados ao CEO, liderar discussões ou apenas procurar se conectar com colegas.

Atuando como psicólogo sócio-organizacional (Thompson) e como improvisador, ator e treinador de comunicações (Scott), unimos nossos talentos para oferecer seis “técnicas” tomadas emprestadas do mundo da comédia de improvisação que permitem aos líderes de negócios injetar esse componente necessário nas reuniões virtuais.

Veja como podem funcionar bem.

1. Deixas

Um dos aspectos mais estranhos das reuniões virtuais é a troca de interlocutores na conversa.

Em uma reunião presencial, as pessoas principalmente contam com uma combinação de deixas não verbais, incluindo movimentos corporais e faciais, e sinais vocais paralinguísticos, como o pigarro, para saber quando interromper. Quando as pessoas se comunicam virtualmente, muitas dessas deixas importantes não estão presentes, o que pode fazer com que a interação fique confusa.

Isso pode levar à “logorréia virtual”, em que as pessoas prologam demais suas falas ou ficam interrompendo as outras. Em ambos os casos, o resultado é que os demais participantes optam por sair da conversa ou se tornam passivos.

Esse constrangimento conversacional pode ser superado por meio de deixas, relacionadas a um princípio fundamental da improvisação: “uma voz de cada vez”. Na elaboração das deixas, são estabelecidos sinais para manter o movimento da conversa de uma pessoa para outra de maneira ordenada. Para reuniões virtuais, imagens, sons ou palavras específicos podem funcionar como um bastão que se passa entre os participantes.

Por exemplo, Marla, a facilitadora de uma reunião virtual semanal para 10 pessoas, percebeu que os participantes continuavam tendo problemas em falar cada um na sua vez e, por isso, decidiu criar uma deixa.

No início, ela havia designado um tema divertido e pessoal, “férias favoritas”, para a reunião, e toda semana um membro diferente da equipe começava compartilhando fotos e contando uma história de férias memoráveis. Isso ajudou a reunião virtual a começar com alta energia.

Em uma reunião, quando os membros da equipe começaram a perder o foco, ela pediu para que parassem e reorganizassem seus pensamentos, para daí digitar qualquer palavra que viesse à cabeça baseada no tema da semana: uma viagem a Paris. Cada membro digitou na caixa de bate-papo uma palavra que se ficou sendo sua “deixa”. A partir daí, quando alguém falava, tinha que terminar usando sua palavra: “Boina” para Lauro, “Riviera” para Nelia, e “croissant” para Fátima.

Usando as deixas como a palavra “câmbio” na linguagem de rádio amadorismo, Marla transformou seu grupo em um comboio de caminhoneiros. Quando Lauro terminava, dizendo “boina”, Marla dizia: “Obrigada, boina. Croissant?” Captando a deixa, Fátima compartilhava suas ideias, fechando com seu “câmbio” e enviando a deixa de volta para Marla.

Usando essas deixas para sinalizar as tomadas de falas, a conversa do grupo ficou mais concisa, as pessoas prestavam mais atenção e se divertiriam.

2. Ritmos

No palco da improvisação, os atores tocam “o ritmo de uma cena”. Na prática, significa que toda cena eficaz precisa de um começo, meio e fim bem definidos.

Por que será que esperamos que as reuniões virtuais eficazes sejam diferentes?

Nas reuniões presenciais, geralmente há uma troca de cordialidades, ou um “ritual de cortesia”, antes de o facilitador apresentar o objetivo da reunião. Embora esses rituais superficiais parecem não ter propósito algum, eles são a cola que une os membros.

No entanto, as cordialidades ritualizadas são mais difíceis de replicar em reuniões virtuais, uma vez que pessoas vão entrando aleatoriamente, além das restrições de áudio para uso de um por vez dos aplicativos de reunião.

Assim, os líderes podem impor uma técnica de improvisação para delinear os “ritmos de uma reunião”, mantendo-os na linha enquanto proporcionam espaço para o humor e a criatividade.

Como aquecimento para uma sessão de treinamento em grupo virtual, o facilitador pode apresentar o jogo rápido “Fato, Problema, Solução”.

Em “Fato, Problema, Solução”, os participantes são colocados em sequência e a primeira pessoa fala de um local, como “Estamos na praia”. A próxima pessoa conta um problema que poderia ocorrer em tal local: “Sofremos com queimaduras do sol”. O próximo fornece uma solução: “Vamos passar protetor solar". A quarta pessoa termina dizendo: “E, corta!” O jogo é repetido até que todos tenham tido a chance de fazer o papel de criador do “Fato”, “Problema”, “Solução” e o diretor que encerra a cena.

Este jogo prepara as pessoas para estarem presentes e se concentrarem na tarefa em questão ao “atuar na cena em que estão naquele momento”. Também incentiva as pessoas a serem concisas, voltadas à solução e divertidas.

A estrutura do jogo ajuda a fazer com que toda a equipe se acostume a criar limites internos: evita que as pessoas apresentem outros problemas antes de uma nova ideia tiver sido tratada por completo e permite que as pessoas analisem um problema mais profundamente antes de passar para o modo "solução”.

3. Trabalho com objetos

Quando os membros da equipe não compartilham o mesmo ambiente físico, precisam enfrentar a perda da conexão mútua associada ao “mesmo horário/local diferente”.

Na improvisação, os atores geralmente usam uma técnica (mímica) para criar uma realidade compartilhada no local. Praticamente criam algo do nada fazendo mímica da maioria dos objetos e ideias nas cenas. Esse “trabalho com objetos”, como é conhecido, também pode ser útil em reuniões virtuais, permitindo que os membros da equipe virtual entrem nos ambientes uns dos outros, criando assim empatia e aumentando a noção de perspectiva.

Você pode pedir a um membro da equipe para trazer uma caixa imaginária grande, pesada e embrulhada com um enorme laço vermelho e com um presente dentro para sua reunião virtual. Evidentemente, não há caixa, laço ou presente, mas ao carregar a caixa imaginária, com braços flexionados e estendidos, e cuidadosamente colocá-la na mesa para que todos possam ver e admirar, o participante proporciona ao restante do grupo a oportunidade de inventar e compartilhar o que acham que tem dentro da caixa, essencialmente inovando na ausência de objetos reais.

Esse trabalho com objetos não precisa necessariamente ser imaginário. Os membros da equipe podem ser comediantes de verdade! Por exemplo, nas reuniões virtuais, podem ser desafiados a combinar uma demonstração com uma atividade de contar histórias.

Em um exemplo, uma das colegas mostrou ao grupo um objeto e o descreveu: um lindo pente de cabelo que ela mantinha ao lado do monitor para retocar os cabelos antes das videoconferências. Cada membro da equipe reconheceu o objeto e ofereceu um uso diferente para o mesmo. Os comentários variaram de “Pente bacana. Poderia ser uma escada minúscula para aranhas” até “Obrigado por nos contar sobre seu pente. Também poderia ser um bigode falso”, além de “Eu realmente gostei do seu pente. Também poderia ser um trampolim para um ratinho”.

Outra vantagem: o trabalho com objetos dá a oportunidade para as pessoas revelarem parte de si mesmas que, de outra forma, talvez não se sentissem à vontade para compartilhar. Embora algumas pessoas tenham boas fronteiras internas e saibam levar seus eus autênticos a todos os aspectos de suas vidas, outras têm muita dificuldade em integrar aquilo que são em casa e o que são no trabalho.

4. Padrões

O cérebro humano está preparado para procurar e se fixar em padrões. Os atores de improviso usam isso em benefício de si mesmo, tendo as técnicas de descoberta e quebra de padrões como chave para o sucesso de muitas cenas.

As equipes virtuais podem fazer o mesmo ao incorporar padrões em sua pauta.

Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores de software se reúne virtualmente toda sexta-feira para apresentar atualizações de status à sua diretora, Cláudia. Um padrão de relato se desenvolveu organicamente ao longo do tempo: Teresa começa com descobertas de alto nível, Gil detalha os erros de codificação que descobriram ao compartilhar um gráfico na tela e Tomás fecha discutindo como os bugs foram corrigidos.

Essencialmente, isso remete ao exercício “Fato, Problema, Solução” descrito anteriormente: dê um fato, adicione um ponto de virada e apresente a solução.

A consistência desse padrão de relatos reduz o estresse para todas as partes envolvidas. Fornece previsibilidade em meio à incerteza e aumenta o foco de todos, pois os apresentadores sabem sua ordem de apresentação e Cláudia pode processar novos dados por meio de um formato familiar.

E, para garantir que a Cláudia não fique entediada, a equipe ocasionalmente rompe o padrão enraizado alternando as funções de apresentação ou lançando um componente inesperado, como um vídeo. Essa bola curva mantém todos em alerta e transforma os dados em conversas envolventes.

5. Intenções

Improvisação, por definição, joga fora o roteiro original e pede aos atores que respondam naquele momento às intenções de seus colegas atores, ao mesmo tempo em que deixam claras suas próprias intenções para a cena.

Por exemplo, suponha que a intenção de um ator seja “repreender” seu parceiro de cena. Para comunicar essa intenção, o tom da voz ficou mais baixo, os ombros se curvaram, as sobrancelhas franziram e a boca se curvou. Se a intenção deles fosse “incentivar algo”, eles iriam deixar a voz mais leve, corrigir a postura, levantar as sobrancelhas e sorrir.

Comunicar a intenção é um desafio específico para as equipes virtuais. Na verdade, os membros da equipe virtual são suscetíveis ao "envenenamento por ironia", o que significa que geralmente ficam mais confusos e menos capazes de dizer, por exemplo, se alguém está sendo sarcástico ou sincero. Isso torna as equipes virtuais mais propensas a interpretar mal ou incorretamente e presumir intenções negativas do que as equipes presenciais. Tudo isso, combinado com os efeitos da desinibição on-line, pode levar as pessoas de equipes virtuais a abordagens que talvez não tentassem usar ao vivo.

Durante as reuniões virtuais, os membros da equipe precisam trabalhar em dobro para garantir que suas próprias intenções sejam esclarecidas. É possível ser alcançado, em parte, compartilhando agendas e pontos de discussão com outras pessoas antes das reuniões.

Antes de cada reunião, os membros da equipe virtual também devem se perguntar: A minha mensagem serve para inspirar ou informar? Compartilhar ou provar? Acolher ou apresentar? Um foco central em suas próprias intenções ajudará a todos a permanecerem enfocados na questão em jogo.

Mas não se esforce tanto para comunicar com precisão sua própria mensagem, pois você pode deixar de entender o que os outros estão comunicando. Uma CEO que conhecemos confessou que passa a maior parte da reunião virtual olhando para sua própria imagem. Não se trata de narcisismo, mas sim o fato de ela querer garantir que está comunicando uma linguagem corporal positiva em um momento de redimensionamentos e cortes radicais.

Sendo assim, compartilhe seus próprios pontos de vista, mas preste atenção aos de todos os demais.

6. Runners

Os atores de improviso proporcionam continuidade e conexão a cenas não relacionadas, vinculando-as com um tema subjacente: uma técnica conhecida como “runners” (corredores).

Reuniões virtuais de equipe também podem criar runners.

Em uma recente reunião virtual, uma equipe discutia como criar uma versão on-line ao vivo e uma versão gravada de um curso. Como não havia recursos visuais compartilhados, houve uma grande confusão sobre qual dos dois cursos estava sendo discutido. Um membro da equipe assumiu um risco de improvisação ao se referir à versão ao vivo como “LOL” para “ao vivo on-line”, o que em inglês – live-online – monta a sigla LOL. O grupo riu e, mais tarde, na reunião, “LOL” ressurgiu e serviu como uma importante ligação esclarecedora à conversa anterior.

O LOL se tornou o runner da reunião. Não porque as pessoas estavam rindo alto, mas porque era fácil de lembrar e animava o material sem graça. Quando as pessoas digitavam as respostas na caixa de bate-papo, usavam os emojis de risadas. Quando as pessoas foram solicitadas a buscar exemplos de outros projetos, o compartilhamento de tela começava com um gif de LOL.

Um grupo na reunião mudou o fundo virtual para o palco em uma noite de comédia de improviso. Isso transformou o que poderia ter sido uma discussão tediosa em uma oportunidade de se relacionar enquanto trabalhavam.

Os runners ajudam as pessoas a permanecerem conectadas ao conteúdo e transformam as reuniões em uma experiência mais compartilhada. Também nos lembram que, apesar de levarmos a sério o que fazemos, não precisamos nos levar tão a sério.

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Os líderes de equipes virtuais sentem pressão para ter um bom desempenho desde o princípio. No entanto, a maioria dos gerentes com quem conversamos está preocupada com suas “habilidades técnicas”: saber onde está o recurso de bate-papo ou como configurar um quadro branco virtual.

Sem dúvida, as habilidades técnicas são importantes, mas o verdadeiro desafio para reuniões virtuais eficazes é criar a conexão humana. Ao adotar as técnicas de improvisação que descrevemos aqui, o líder da equipe virtual pode realizar reuniões eficazes, produtivas e gratificantes.

“Croissant”.