Quer se conectar com seu público? Pare de tentar impressioná-los

Para um líder, a perspicácia e o conhecimento em negócios é só um aspecto do que se necessita para vencer. Conseguir com que as pessoas aceitem a sua visão e trabalhem juntas para alcançar um objetivo comum depende da forma como se comunica.

“Para se ter sucesso, não basta simplesmente ter ideias brilhantes. É fundamental ser capaz de transmitir suas ideias de forma clara e concisa, para que se possa persuadir investidores, partes interessadas e cliente”, afirma Michael Foley, professor assistente clínico de liderança e comunicações da Kellogg School e cofundador da Clarity Central, uma empresa de assessoria que treina empresários nas habilidade de comunicação.

Fazer uma apresentação de alto risco a um cliente em potencial, apresentar resultados ao conselho administrativo de uma organização ou responder a perguntas em uma reunião na comunidade, ter ótimas ideias e conhecimentos técnicos não é suficiente se você não for capaz de avaliar o nível de entendimento das pessoas sobre o assunto, e assim despertar sua curiosidade sobre o tema.

“É preciso fazer o máximo possível para que o público entenda facilmente sua brilhante mensagem", diz Foley.

A seguir, ele identifica quatro maneiras de se conectar com seu público.

Personalize a mensagem para cada público específico

Muitos líderes usam o mesmo conteúdo repetidas vezes, independente a quem estejam se dirigindo. Por mais importante que seja manter as mensagens coerentes, isso não significa que se deva reciclar os mesmos pontos onde quer que se vá.

Como exemplo: um líder de RH em uma empresa de software não deve usar para engenheiros iniciantes a mesma apresentação de recrutamento que usa para executivos em meio de carreira. Os novos candidatos geralmente estão interessados em cultura e nas oportunidades de avanço à frente da remuneração, enquanto os executivos geralmente querem saber mais sobre oportunidades e remuneração do que sobre cultura da organização. Para mantê-los engajados, é importante adaptar cada conversa a fim de enfatizar as prioridades do público específico.

Isso exige um certo grau de preparação. Pergunte a si mesmo: Quem é o meu público? Depois, tente determinar o que os motiva. Com tempo e recursos disponíveis, é possível realizar entrevistas ou fazer uma pesquisa para ficar a par das principais necessidades e preocupações. Caso haja restrição de tempo ou não tenha acesso ao público antes da apresentação, mesmo assim é possível fazer um brainstorming sobre as prioridades e objetivos que se deseja alcançar.

“É muito difícil sair da nossa própria maneira de pensar e entrar em sintonia com as outras pessoas", diz Foley. A chave é perguntar: "O que meu público realmente quer saber sobre o meu tópico e por que isso é importante para eles?"

Monte a palestra como se fosse uma "improvisação estruturada"

A maioria dos palestrantes são roteiristas ou improvisadores, diz Foley. Os roteiristas se atêm aos seus pontos de discussão; os improvisadores simplesmente tendem a improvisar. Qual método é mais eficaz? De acordo com Foley, nenhum dos dois. O ponto ideal é um meio termo.

Os líderes devem buscar o que Foley chama de "improvisação estruturada", onde o apresentador prepara os principais pontos de discussão, dando a si mesmo a liberdade de se expressar de maneira natural e conversacional.

“A estrutura mostra ao público que foi feita a devida diligência e que a apresentação será nítida, clara e direta", diz Foley. “Também mostra que entende o ponto de vista deles, que já antecipou algumas de suas perguntas e as inseriu no conteúdo”.

Quando há o domínio dessa técnica, é possível fazer anotações em um guardanapo e discutir o tópico sem muito esforço por vinte minutos ou mais, diz ele.

Foley sugere preparar um diagrama simples 3x3: três pontos principais apoiados por não mais do que três subpontos, que incluem histórias, exemplos ou dados. Como exemplo, se estiver preparando uma apresentação para um cliente, pode começar com um brainstorming e classificar três principais prioridades, listando as perguntas que acredita que serão feitas e, em seguida, detalhando o conteúdo.

“Quando a estrutura é adaptada para um público específico, a primeira coisa que sai da sua boca deve ser exatamente o que eles pensam. Consequentemente, a atenção deles estará grudada em você”, diz Foley.

Um equilíbrio entre dados e histórias

À medida em que reforça os pontos de discussão, Foley recomenda usar uma combinação de evidências objetivas - dados, estatísticas, gráficos - e evidências subjetivas, incluindo histórias e exemplos. As evidências objetivas ajudam a estabelecer contexto e construir um caso, especialmente com públicos técnicos. A evidência subjetiva é melhor usada para ilustrar um ponto, como apresentar um depoimento para demonstrar o impacto para o cliente.

Foley distingue ainda entre os exemplos, ou "um momento", que são diretos e podem ser compartilhados em menos de um minuto, e as histórias, que são mais longas e mais detalhadas e memoráveis. Embora os exemplos possam ser espalhados e usados a qualquer momento, diz ele, as histórias devem ser colocadas no começo ou no final de uma palestra, onde podem causar o maior impacto.

Conhecer quem faz parte do público pode ajudar a determinar a quantidade de cada tipo de evidência a ser citada. Por exemplo, as histórias funcionam bem em apresentações de negócios ou pitches para investidores, mas podem não cair bem com públicos analíticos, como engenheiros, pesquisadores de doutorado e contadores.

Isso vale para encontrar o ponto certo dos dados, histórias ou exemplos. No papel de um consultor apresentando um argumento para um novo cliente, contar uma história sobre seu processo de engajamento pode ser poderoso, diz Foley. Ele recomenda dizer algo como: “Estava trabalhando com outro cliente que tinha as mesmas dúvidas que você expressou. Quero lhe contar o que fizemos e qual foi o resultado”.

“É preciso sentir o nível do público e ajustar sua apresentação com base nessa leitura", diz Foley.

Defina uma meta para educar, e não para impressionar

Por fim, Foley enfatiza que muitos líderes fracassam porque estão focados no objetivo errado. Eles visam impressionar o público - deslumbrá-los com charme ou demonstrar os quão inteligentes e competentes são.

Em vez disso, Foley diz que os líderes devem sempre ter um objetivo: educar.

"Como apresentador, se minha intenção é impressionar, me apresentar ou entreter, ficarei nervoso porque o foco está em mim", diz Foley. “Se, no entanto, minha intenção é educar o público sobre uma visão, ideia ou insight que trará valor real para suas vidas e/ou seus negócios, meu foco está na plateia. Consequentemente, relaxo e me conecto com o público sem preocupação”.

Para educar, Foley enfatiza que é preciso praticar - pelo menos quatro ou cinco vezes, em voz alta - até que se sinta confortável com a apresentação, e não se sinta como um papagaio. Sempre a estrutura e os pontos principais devem ser consistentes, mas as palavras podem variar. “Você parece natural, mas o que diz é nítido e certeiro", descreve ele. Depois de encontrar um ritmo confortável, ele recomenda praticar com um parceiro, colega ou amigo que possa fazer perguntas.

“É um ato de generosidade que exige um pouco mais de esforço da sua parte, mas faz toda a diferença com o público”.