几个同时打开在屏幕上的浏览器窗口,发出声响的智能手机,进行中的视频通话......这些都是现代身兼多重任务雇员的典型特征。“公司组织越来越复杂,信息技术越来越盛行”,Kellogg学院管理经济学与决策学教授Nicola Persico如是说。因此,员工往往被要求在同样的时间长度内做更多事,此一挑战无可避免地导致他们同时做更多的事。

但应该这样做吗?当然,这种策略是要付出代价的。Persico说:“关于同时做许多事实际上可能会减慢你的速度这一概念并不是新概念。”尤其在最近几年,同时执行多项任务的缺点已经广为人知。《时》杂志一篇文章警告:“不要同时执行多项任务:你的大脑会感谢你。”《今日美国》报则呼吁“戒除一心多用的习惯。”大多数的警告焦点集中在我们人类有限的脑力:我们一次能做的事就这么多,超过时所有的事情都会受害—而且来回于不同的项目之间工作也会耗损精神。

不过,Persico与蒙特利尔高等商学院的Decio Coviello和博洛尼亚大学的Andrea Ichino一起,最近建立了一个数学模型,用它来显示同时进行多项任务会减损生产力的另一个原因。除了耗损精神外,在不同项目之间来回工作基本上并无效率。Persico说:“如果一个项目在完时才有价值”—而非光有进展即可—“那么最好的办法就是先完成一个项目后再进行下一个。”

无效率加剧
设想这样的情况:你手上有两个项目,每一个都需要整整五个工作日来完成。如果你将时间平均分配给这两个项目并且同时进行,最终在同一天完成,那么每一个项目平均将花费你两个五天的工作周来完成。但如果你将全部时间专注在一个工作,完成后再换做另一个,则每个项目平均将只要花费你一周半的时间。(第一个花一周,第二个花两周)。换句话说,一个项目接着一个项目做,能比同时进行更快完成一个项目,而完成第二个项目的时间也不会拉长。当项目数量增加时,一个一个做的做法也更能提高效率。

根据Persico的模型,低效率会使工作者的士气更加低落。Persico说:“如果我同时进行的任务越多,那表示我努力工作的奖赏会越往后推迟。”说到底,一个月后才能拿到的工资或者是完工奖金—甚至只是老板的拍肩嘉许动作,与数日内即可获得相比,它的意义就差了很多。

如果再加进几位主管,那么原本就很成问题的情况会更加恶化。Persico说道:“作为一名员工,你其实无法单独选择自己要从事哪些任务。你在别人的压力下这样做—这些人可能是同事,可能是主管—当这些没有协调好的压力发生时,自然而然就驱使你同时执行多个任务。如果每个主管都动员你先做他派发的任务,而不是让你自行决定,这就会逼得你不得不同时执行更多的任务。这样,动员就会变成一种恶性循环:项目数量增多时,完成时间也会拉长,导致日后动员工作的重要性增加。

给经理的话
除了提供员工另一个避免同时进行多项任务的理由外,Persico的研究还显示出单一员工或小组向多个主管报告这种组织结构的潜在缺点。当然,公司要采用此种组织结构或许有许多理由,例如个别部门可能不需有自己的法律团队或人力资源部门等等,但是,Persico说:“我认为这必须仔细权衡得失。”万一有主管没留意到(或不关心)员工要替别的主管做多少事,就会令员工陷入进退两难的处境。

Persico的研究是基于项目惟有完成时才具有价值为前提。但他承认这个假设在某些情况并不正确。“如果我是房子装修完毕时才能收到酬劳的承包商,那么我的上上之策就是不要同时装修数栋房子,而是尽快把第一栋房子完工并拿到酬劳才对。”他继续说:“但如果我是按小时收费的水管工,那么是否同时身兼多个项目对我来说就没有差别。”然而,在不同的任务间交替工作可能要付出相关的代价:即使是按时计酬的水管工,从一个工作地点到另一个工作地点会有时间和金钱上的损失。至于许多知识型工作者,完成的项目才有价值,这是因为客户或主管无法在项目完成前对项目进行评价。

Persico在研究中将多数人对于同时进行的任务越多、速度就会减缓这一理解进行量化。但现在我们能够在数学层面上将这个凭直觉获知的印象具体掌握。“我这样比喻可能野心太大”,Persico笑着说:“每个人直觉上都了解地心引力让物体坠落。但知道控制物质相吸力量背后的确切数学原理仍是一个极大的优势。”